Si analizamos etimológicamente la palabra auditoría, vemos que viene del latín audito “sentido del oído” o audire “oir” por tanto, está relacionada con un concepto auditivo, al igual que la palabra “auditor” el latín auditor, -toris, “el que escucha” Según algunos autores para entender por qué utilizamos el término auditoría hoy en día nos tenemos que remontar varios siglos, cuando los reyes enviaban a funcionarios reales para comprobar la carga descargada de los barcos. El funcionario aseguraba que se contabilizaba la carga y correspondientemente se pagaban los impuestos, mediante el registro de los nombres y cantidades de la carga que el capitán gritaba. Otros autores establecen que el término viene de la Edad Media, cuando la falta de preparación e instrucción de los funcionarios propició la necesidad de utilizar supervisores competentes que escucharán la rendición de cuentas.
La utilización de un funcionario o persona ajena a quien realiza una actividad para asegurar el resultado o cumplimiento de una determinada actuación, dio origen al concepto de auditoría que posteriormente fue utilizado por la iglesia católica (auditor de la Rota), el ejercito (auditor de guerra, auditor militar, etc.) y otros organismos o entidades. No obstante, la auditoría se ha visto utilizada ampliamente en conceptos relacionados con las actividades contables (en 1285, el Rey Eduardo I de Inglaterra concedió por decreto a los barones el derecho a nombrar auditores). Siendo concebida, tal y como la conocemos en la actualidad, a partir de la Revolución Industrial, cuando la creación de las grandes sociedades anónimas separó el propietario o accionista del gestor de la empresa. Requiriendo los primeros información del estado de las cuentas que les transmitieran confianza sobre la actuación de los gestores. Naciendo la profesión de accountant o auditor. La cual fue institucionalizada en Inglaterra a partir de la Ley de Sociedades de 1860, donde se recomendaba que las compañías realizasen una auditoría independiente, criterio que se exige como obligatorio en 1879 para las entidades bancarias.
El origen histórico de la auditoría fue exclusivamente contable, pero a partir de los años cincuenta se empieza a ampliar su uso a través de la aplicación de métodos de auditoría de los sistemas de gestión de la calidad. Siendo posteriormente en los años sesenta y setenta cuando las auditorías de calidad pasan a ser comúnmente aceptadas, aunque fundamentalmente relacionadas con la aceptación y control de los subcontratistas y proveedores. Encontrándonos a partir de 1979, con la publicación de la norma BS 5750 (origen de la ISO 9000), con el actual concepto de auditoría de sistemas de gestión, que posteriormente será traspasado a la gestión medioambiental y en la actualidad a la gestión de la prevención de riesgo laborales.
Al igual que en otros campos, en el de la seguridad y salud ocupacional, la auditoría implica la aparición de personas independientes que evalúan las actuaciones de las empresas en materia de prevención, buscando la confianza de una tercera parte, en este caso los trabajadores, la sociedad y las autoridades laborales, que hasta ahora, sólo contaban con la inspección de trabajo como elemento de control. No obstante, es de esperar que, al igual que en calidad, la auditoría pasara por un periodo de afianzamiento, tanto más corto cuanto más rápido consigamos crear confianza del mercado los auditores de prevención.
Existen multitud de definiciones de auditoría, en general relacionadas con la calidad, que podemos considerar completamente válidas en relación con la prevención, pero que nos encontramos en la obligación de transformar a esta actividad.
Si analizamos la definición incluida en ISO 10011 para las auditorías de calidad:
Un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y los resultados de las mismas cumplen con las provisiones planeadas, y si éstas se implantan en forma eficaz y son idóneas para alcanzar los objetivos fijados.
Por otra parte, en las recomendaciones de la OIT antes comentada dentro de los controles del sistema, se incluye la auditoría como un elemento de la gestión cuya misión está por encima de la supervisión habitual que debe ser realizada de forma periódica con el fin de verificar la adecuación del sistema, señalando los puntos fuertes y débiles del sistema.
No obstante las definiciones que podamos encontrar en normas u otros documentos, una definición bastante adecuada de la auditoría sería:
Una evaluación del presente teniendo en cuenta el pasado con el fin de prever el futuro
Es decir, analizamos la gestión que en este momento está desarrollando la empresa, vemos cómo ha venido siendo ésta desarrollada y, a partir de dicho análisis, evaluamos si en el futuro, el sistema nos da garantía de que se van a mantener unas condiciones de trabajo adecuadas, y en caso contrario, el auditor, a través de las no conformidades va a definir cuáles son los aspectos sobre los que la empresa debe desarrollar acciones correctoras.
Independientemente de la definición utilizada podemos extraer de ellas una serie de conceptos básicos de la auditoría:
- No es una inspección
La auditoría analiza el funcionamiento del sistema, sus puntos fuertes y débiles. El análisis de un sistema nunca pude ser realizado de forma puntual, no buscamos el acierto fallo en un determinado momento, sino que buscamos cómo se gestiona el sistema para evitar los posibles aciertos y fallos a lo largo del tiempo, así como, analizar los posibles puntos débiles y fuertes que nos den información para la mejora continua del sistema. En la inspección realizamos un análisis de un proceso, equipo o sistema valorando como está funcionando en ese momento, no antes ni después. La inspección es más limitada que la auditoría, pero más fácil de realizar, ya que un hecho puntual es menos interpretable que el funcionamiento de un sistema.
- Es sistemática
Los resultados de la auditoría no se basan en el azar, son debidos a un análisis minucioso, ordenado y planificado por el auditor, que permiten un alto grado de fiabilidad, en suma de acierto, muy elevado.
- Es independiente
Hemos visto que desde su origen la auditoría se ha basado en la independencia del auditor de los auditados, ya que sería muy difícil que alguien involucrado en el cumplimiento de la totalidad o parte del sistema se pueda evaluar a sí mismo de forma objetiva.
- Analiza resultados
La auditoría no es un simple examen de cómo se llevan a cabo las actividades, analiza los resultados, es decir, el reflejo de la eficacia del sistema de gestión para que basándose en éstos la dirección de la empresa pueda evaluar la efectividad de las actuaciones.
- Es objetiva
El resultado de la auditoría se basa en las denominadas. A través de las cuales el auditor avala sus conclusiones, no pudiendo basarlas, en ningún caso, en apreciaciones. En consecuencia, el auditor tendrá en muchos casos que realizar verificaciones de los procesos que le permitan avalar la información o datos incluidos en los registros y documentos.
- Es periódica
Los sistemas de gestión son implantados en un determinado momento, para una organización y unas necesidades empresariales. Los cambios en la organización, los procesos, las personas, etc., pueden generar que lo que hoy es adecuado deje de serlo. Igualmente, los sistemas, aún no existiendo cambios, pueden degradarse o perder su efectividad consecuencia de la confianza que la empresa tiene en el buen funcionamiento del mismo. Las auditorías, al ser periódicas deben impedir el desajuste entre el sistema y la realidad.
- No busca culpables
La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro. Analizando los fallos del sistema, no de las personas que los cometieron, pues si así fue, lo hicieron porque el sistema se lo permitió.
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